Tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

Rekisterinpitäjä: Vuoreksen asukasyhdistys ry
Y-tunnus: 3075779-2
Sähköposti: info@vuoresasy.fi
Yhteyshenkilö: hallituksen sihteeri

Rekisteröidyt

Rekisterissä käsitellään yhdistyksen jäsenten ja entisten jäsenten henkilötietoja sekä niiden henkilöiden tietoja, jotka hakevat jäsenyyttä liittymislomakkeen kautta tai ottavat yhdistykseen yhteyttä.

Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus

Rekisteri on yhdistyksen lakisääteinen jäsenluettelo (Yhdistyslaki 11 §). Tietoja käytetään muun muassa jäsenyyden hoitamiseen, jäsenmaksujen laskutukseen ja seurantaan, jäsenviestintään, tapahtumista ja toiminnasta tiedottamiseen, tilastollisiin tarkoituksiin sekä melonta- ja veneilykaluston varausoikeuden hallintaan. Käsittely perustuu lakisääteiseen velvoitteeseen pitää jäsenluetteloa, yhdistyksen ja jäsenen väliseen jäsensuhteeseen, yhdistyksen oikeutettuun etuun toimintansa järjestämisessä sekä soveltuvin osin rekisteröidyn antamaan suostumukseen.

Rekisterin tietosisältö

Jäsenrekisterissä voidaan käsitellä muun muassa seuraavia tietoja:

• etu- ja sukunimi;
• kotipaikka;
• sähköpostiosoite;
• jäsentyyppi (varsinainen tai perhejäsen);
• hakemuksen päivämäärä ja jäsenyyden tila;
• jäsenmaksutiedot (viitenumero, maksettu tai vapautettu);
• sekä muita jäsensuhteen ja yhdistyksen toiminnan hoitamiseen tarvittavia tietoja.

Katuosoitteen ja kotipaikan käsittely

Liittymislomakkeella kysytään hakijan katuosoite. Sitä käytetään ainoastaan sen tarkistamiseen, että hakijan koti on Vuoreksessa, mikä on jäsenyyden edellytys. Katuosoite käsitellään hakemuksen käsittelyn ajan, ja se poistetaan kun hakemus on hyväksytty tai hylätty. Katuosoitetta ei tallenneta jäsenrekisteriin eikä luovuteta eteenpäin.

Jäsenrekisteriin merkitään yhdistyslain 11 §:n edellyttämä kotipaikka osana lakisääteistä jäsenluetteloa.

Perhejäsenhakemuksessa kysytään lisäksi saman kotitalouden varsinaisen jäsenen nimi jäsenyyden edellytyksen tarkistamiseksi. Tieto käsitellään hakemuksen käsittelyn ajan samalla tavalla kuin katuosoite, eikä sitä tallenneta jäsenrekisteriin.

Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan jäseneltä itseltään liittymislomakkeella tai yhdistyksen toimintaan osallistuttaessa sekä jäsenmaksujen maksamisen yhteydessä pankin tilitapahtumista.

Henkilötietojen käsittelijät ja siirrot

Yhdistys käyttää henkilötietojen käsittelyssä ulkopuolisia palveluntarjoajia, kuten pilvipohjaisia jäsenrekisteri-, viestintä-, maksu- ja kirjanpitopalveluita. Nämä palveluntarjoajat toimivat henkilötietojen käsittelijöinä yhdistyksen lukuun, eikä niille anneta pääsyä tietoihin enempää kuin on tarpeen palvelun toteuttamiseksi.

Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti EU- tai ETA-alueella. Jos tietoja käsitellään tämän alueen ulkopuolella, siirto tapahtuu tietosuojalainsäädännön edellyttämin suojatoimin, kuten Euroopan komission hyväksymin vakiosopimuslausekkein ja palveluntarjoajien kanssa tehdyin henkilötietojen käsittelysopimuksin. Rekisteröidyllä on oikeus saada jäljennös käytetyistä vakiosopimuslausekkeista ottamalla yhteyttä tämän selosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti.

Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Pääsy jäsenrekisteriin on rajattu niihin yhdistyksen hallituksen valtuuttamiin henkilöihin, jotka tarvitsevat tietoja tehtäviensä hoitamiseen. Pääsy edellyttää henkilökohtaisia käyttäjätunnuksia ja kaksivaiheista tunnistautumista. Katuosoitteet eivät koskaan tallennu jäsenrekisteriin, vaan ne käsitellään erillään ja poistetaan hakemuksen käsittelyn jälkeen.

Henkilötietojen luovutukset

Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta yhdistyksen ulkopuolelle. Yhdistyksen jäsenillä on oikeus pyynnöstä tutustua niihin tietoihin, jotka yhdistyslain mukaan on merkittävä jäsenluetteloon.

Melonta- ja veneilykaluston varaus (Vuores Palvelu Oy)

Asukasyhdistyksen melonta- ja veneilykalustoa varataan Vuores Palvelu Oy:n ylläpitämässä vuores.fi-palvelussa. Vuores Palvelu Oy toimii tältä osin itsenäisenä rekisterinpitäjänä, ja palvelulla on oma tietosuojaselosteensa (vuores.fi/tietosuojaseloste).

Varausoikeus kuuluu vain jäsenmaksunsa maksaneille varsinaisille jäsenille. Varausoikeuden hallintaa varten hallituksen nimittämälle toimihenkilölle toimitetaan rajattu luettelo, joka sisältää ainoastaan varausoikeutettujen jäsenten nimet ja jäsenmaksun tilan. Koko jäsenrekisteriä ei käytetä eikä luovuteta varausoikeuden hallintaan.

Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on yhdistyksen jäsen. Jäsenyyden päätyttyä henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä yhdistyksen oikeutetun edun perusteella, eli mahdollisiin oikeusvaateisiin puolustautumiseksi (KKO 2017:15). Tietoja voidaan säilyttää tätä kauemmin, jos lainsäädäntö tai yhdistyksen sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa. Jäsenmaksuihin liittyvät tiedot säilytetään kirjanpitolainsäädännön edellyttämän ajan. Liittymisen yhteydessä kysytty katuosoite ja perhejäsenhakemuksessa ilmoitettu varsinaisen jäsenen nimi poistetaan heti hakemuksen käsittelyn jälkeen.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on tietosuojalainsäädännön mukaisesti oikeus milloin tahansa:

• saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
• saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat tiedot;
• vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
• vaatia henkilötietojensa poistamista;
• vastustaa käsittelyä henkilökohtaiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin käsittely perustuu oikeutettuun etuun;
• peruuttaa suostumuksensa siltä osin kuin käsittely perustuu suostumukseen;
• saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle siltä osin kuin käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja tapahtuu automaattisesti;
• vaatia käsittelyn rajoittamista.

Oikeuksien käyttämistä koskeva pyyntö tehdään tämän selosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Yhdistys voi pyytää tarkentamaan pyyntöä ja varmentamaan henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelyä. Henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä profilointiin.

Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, ettei hänen henkilötietojaan ole käsitelty tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutetun toimisto (tietosuoja.fi).

Evästeet ja analytiikka

Tällä hetkellä sivustolla ei käytetä evästeitä eikä kävijäseurantaa. Jos seurantaa otetaan myöhemmin käyttöön, siitä kerrotaan tässä selosteessa. Liittymislomakkeen tiedot lähetetään suoraan yhdistyksen käsittelyyn.

Yhteydenotot

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt ja kysymykset tästä selosteesta tehdään sähköpostitse hallituksen sihteerille osoitteeseen info@vuoresasy.fi.

Muutokset tähän selosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Seloste on viimeksi päivitetty 24.7.2026.